För medlemsansvarig

Som medlemsansvarig i klubben är en av dina uppgifter är att rapportera förändringar av klubbens medlemmar till SVERAK (nya, ändrade, borttagna) och det är viktigt att Sinbad (>Sesam) hålls uppdaterat.

Genom medlemsregistret online – Sinbad – har du som administratör tillgång till ett lösenord som ger dig högre behörighet vilket innebär att du kan ändra, registrera och ta bort medlemmar.

Tänk på att meddela övrig klubbstyrelse lösenordet för enbart insyn (inte ditt admin-lösenord). Det är viktigt att till exempel avelssekreteraren har kontroll över vilka som är medlemmar, har stamnamn och liknande!

Sinbad är under ständig utveckling – inte minst tack vare er klubbar som kommer med förslag och önskemål på programutveckling och olika rapporter! Finns frågor, tankar, idéer – kontakta SVERAKs kansli, Elina.

En medlem som i Sesam inte är registrerad som huvud- eller familjemedlem får exempelvis inte tillgång till Mina sidor, får inte stambokföra kattkull, kan inte ansöka om stamnamn, får inte tidningen Våra Katter…

Det är viktigt att uppdatera Sinbad kontinuerligt.

Ändra lösenord till Sinbad

Klubben (medlemsansvarig) kan fritt välja lösenord för både “lösen” och “admin”. Det kan ibland till och med vara att rekommendera – i synnerhet vid ändringar i klubbstyrelse.

– Bestäm om du vill ändra båda lösenorden eller bara det ena
– Välj vilket/vilka lösenord du vill ha
– Å, ä och ö är inte tillåtna tecken
– Skicka mail till sverak@sverak.se och ange tydligt att det gäller Sinbad-lösenord och vilket nytt lösenord som gäller för respektive lösenordsnivå (admin och lösen)

Observera! Om du ändrar “lösen” – tänk på att lämna ut det nya lösenordet till övrig klubbstyrelse.

…läs igenom “Sinbad – för medlemskontroll” till vänster innan du börjar använda programmet…

Registrera ny medlem

Klicka på “Ny medlem” och registrera:

– förnamn och efternamn
– eventuell c/o-adress och gatuadress
– landskod (om annat än SE)
– postnummer (tips! gör mellanslag mellan de tre första siffrorna och de två sista – tryck tabb – då hämtas ort automatiskt från Sesam – om inte – skriv i ort manuellt)
– kontaktuppgifter som telefon, mobil och/eller e-post
– medlemstyp.

Därefter bekräftar du genom att “Spara”.

Du kommer tillbaka till medlemslistan genom att klicka på “Medlemslista”. Där ser du att medlemmen är “röd” och kommer att vara så fram till dess SVERAK registrerat. När registrering skett blir uppgifterna svarta och då kommer även medlemsnummer i SVERAK att synas högst upp på personbilden.

Viktigt! Om ny medlem inte lämnat kompletta adressuppgifter – registrera inte endast för- och efternamn i Sinbad i avvaktan på kompletterande uppgifter utan invänta adress och registrera då.

Skicka e-post till SVERAK med kompletterande information om du vet att den nya medlemmen:

– tidigare varit medlem i annan klubb
– har ett äldre SVERAK-registrerat stamnamn
– annan viktig uppgift som du inte kan rapportera via Sinbad

Medlem – ej boende i Sverige eller varit medlem i annat FIFe-förbund

Vid SVERAKs styrelsemöte december 2016 beslutades att om person – boende i annat land än Sverige eller som varit aktiv i annat FIFe-förbund – vill ansöka om medlemskap (som huvud- eller familjemedlem) i en SVERAK-klubb ska formell ansökan ske genom ifyllande av blankett som undertecknas och insänds i original till SVERAKs kansli. Detta för att säkerställa att person ifråga förstår, ställer sig bakom och intygar att den är införstådd med och ska följa, utöver de lagar om djurhållning, köprätt och annat som gäller i det land där personen bor, Sveriges lagar om djurhållning samt SVERAKs och FIFes stadgar och regler.

När ansökan inkommit korrekt kommer SVERAK att sända förfrågan till det FIFe-förbund som sökande är medlem i alternativt FIFe-förbundet i det land där sökande är boende. Om FIFe-förbundet inte motsätter sig medlemskapet kommer sökande att informeras och det står då SVERAK-klubben fritt att registrera in medlemskapet.

Blankett för ansökan

Denna hantering gäller inte stödmedlemskap.

Ändra adressuppgifter för enstaka medlem

Från medlemslistan – klicka på medlemmen som du vill ändra. Gå till det fält du vill ändra fält du vill ändra – fyll i aktuella uppgifter och bekräfta genom att spara.

Du kommer tillbaka till medlemslistan genom att klicka på “Medlemslista” och där ser du ändrade uppgifter i rött och dessa kommer att vara så fram till dess SVERAK registrerat. När registrering skett blir uppgifterna svarta.

Ändra medlemstyp för en eller flera medlemmar

Om du vill ändra en eller flera medlemmar på listan till samma medlemstyp

Kryssa i rutan (framför Typ)
Gå till fältet – direkt under Typ (rullista) – och välj vilken medlemstyp som gäller
“Spara” i rutan (tredje från vänster högst upp på sidan

Denna funktion kan upprepas när som helst och för fritt antal medlemmar. Detta är en bra funktion när du efter årsskiftet vill markera de av era medlemmar som ännu ej betalt som medlemstyp “EJ” och när ni senare vill aktivera “EJ”-medlemmar till ex.vis “H. Det går givetvis att ändra medlemstyp på personbild också men denna hantering är snabbare.

Observera! Byt aldrig “person mot person”
Exempel: en huvudmedlem lämnar klubben och “överlåter” medlemskapet till annan (ej registrerad medlem i klubben) – då gäller borttag av tidigare huvudmedlem och nyupplägg av den nya personen som senare får ett nytt medlemsnummer i SVERAK. I Sesam ersätter vi aldrig bara namn eftersom det kan finnas många kopplingar på personen (kattägare, uppfödare osv).

Ta bort medlem

Om du vill ta bort medlem från medlemslistan gör du så här:

Kryssa i rutan (framför Typ) för de medlemmar som ska bort
Klicka i rutan “Ta bort markerade” och bekräfta borttag med “OK” (du får fråga “Are you sure”)
Hela raden blir då överstruken men finns kvar på listan tills SVERAK gör borttaget.

Ångra “Ta bort”
Upprepa ovanstående punkter 1 och 2 för berörda medlemmar.

Observera! Om medlemmen har avlidit – meddela SVERAK detta omgående – gör inte borttag i Sinbad. Det finns flera skäl till detta:

– Idag skickar vi e-post när medlemskap tas bort. Det kan vara mycket känsligt och jobbigt för närstående att få påminnelse om medlemskap i en redan jobbig situation.

– Det underlättar vid eventuell överflytt till nya ägare (och/eller överflyttning av stamnamn mm)

– Vi noterar i vårt register så att inte eventuellt utskick och annat sänds till den avlidna personen.

Vid e-postbesked att medlem avlidit gör vi borttag av klubbmedlemskap – du behöver inte göra detta i Sinbad.

Behåll inte EJ-medlemmar längre än nödvändigt!

Ta bort (radera) person om ni vet att denne inte längre är/avser att vara medlem – spara inte “EJ”-medlem längre än nödvändigt!

Eftersom rapport kan skapas via sinbad.sverak.se/reports rekommenderas att i stället skriva ut/spara rapport och sedan göra borttag i Sinbad av icke medlemmar. Behöver ni hjälp med borttag – kontakta SVERAKs kansli.

SVERAK hjälper till att “jaga” medlemmar

Sedan januari 2015 tillkom en funktion som genererar automatiskt e-postbesked vid ändring av medlemstyp till EJ eller vid borttag av medlemskap. Denna funktion tillkom eftersom styrelsen och SVERAKs årsmöte vid flera tidigare tillfällen diskuterat om hur förbundet ska kunna hjälpa klubbarna att behålla tidigare medlemmar. Det förekommer allt emellanåt att enskild person inte vet om att den inte längre är medlem eftersom den inte fått – eller missat – besked att medlemsavgift inte är betald.

SVERAK kan nu välja att i samband med ändring/borttag skicka e-post till personen. Klubbens namn och hyperlänk till klubbens hemsida anges i texten. Fördel med detta är att personen får en extra påminnelse – självklart hoppas vi att personen då blir medlem på nytt.

De personer som inte har aktuell e-postadress registrerad får ni fortsätta att “jaga” via vanlig post…

Har ni “dubbla listor”?

Observera! Om klubben internt hanterar en egen lista är det ALLTID Sesam (det ni ser i Sinbad) som gäller!

Det har kommit till vår kännedom att en del klubbar hanterar “dubbel medlemsregistrering” – en egen lista och Sinbad. Ett exempel på problem som har uppstått är: avelssekreteraren får besked att personen är medlem, attesterar registreringsanmälan och sänder den till SVERAK – däremot sker ingen registrering i Sinbad (ännu) – vi tar emot registreringsanmälan och ser att personen inte är registrerad som medlem och efterlyser då medlemskap (och medlemmen ifråga blir av givna skäl fundersam över att inte vara registrerad)…

Eftersom Sinbad är under ständig utveckling – inte minst tack vare er klubbar som kommer med förslag och önskemål på programutveckling och olika rapporter – ska denna dubbelregistrering egentligen inte vara nödvändig.

Om ni är en av dessa klubbar som har dubbla listor – hör gärna av er till SVERAKs kansli så vi tillsammans kan utveckla programmet ytterligare.

GDPR

Den 25 maj träder GDPR i kraft. Viktigast för er i klubbarna är att ni kan visa att ni jobbar med detta och har skydd av personuppgifter i åtanke i ert arbete. Det ni ska prioritera är att upprätta en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar ni gör, se över era rutiner kring behandling av personuppgifter och upprätta en personuppgiftspolicy, ett arbete som inte är så komplicerat som det låter.

Denna länk är en av de bästa och mest begripliga i det stora informationsflödet angående GDPR: GDPR checklista