Övriga klarläggande

”principbeslut”, tolkningar & arbetsrutiner

Offentlig handling

Protokollen är en offentlig handling, övriga handlingar är det inte om inte årsmötet beslutar annat.

Endast protokoll och revisionshandlingar kan begäras ut av medlem. (beslut SVERAKs årsmöte 1998 och 1999)

Uppgifter som får/kan lämnas till extern frågeställare

Vid förfrågan kan uppgifter rörande katt lämnas ut. Inga personuppgifter ska dock lämnas – såvida inte synnerliga skäl föreligger. Vid förelägganden eller annan skriftlig förfrågan från myndighet kan förbundet inte neka att lämna ut personuppgift.

Notering: undantag för katter i SVERAKs ID-register där kattägare tillåtit publicering av person- och adressuppgifter.
Personnummer registreras i vår databas Sesam och i ID-registret på nätet men är en intern uppgift som aldrig blir synlig “utanför” SVERAKs kansli vare sig i stamtavla, ID-register, utställningsprogram eller annat publikt forum. (beslut SVERAKs styrelsemöte december nr 7/07)

Användande av SVERAK-logotype

SVERAKs logotype får användas av alla icke avstängda enskilda medlemmar för att från sina hemsidor i positiva sammanhang länka till SVERAK. (beslut SVERAKs styrelsemöte nr 4/04)

”Principbeslut”

Det är viktigt att samla de beslut – oavsett vilken instans inom förbundet som beslutar – som är att betrakta som principbeslut och därigenom blir en form av prejudikat.

Dylika beslut ska kontinuerligt samlas i separat dokument och i möjligaste mån i det forum som kan beröras (SVERAKs webbsida, stadgar och regler – som ”Nationellt förtydligande” eller ”Nationell information”, blanketter och liknande). Styrelsen har i uppdrag att sammanställa fattade principbeslut. (diskussion årsmöte 2011 samt beslut SVERAKs styrelsemöte nr 2/11)

Avstängning aktualiseras efter 10 år

Avstängningsärenden aktualiseras efter 10 år. Om klubb är part i målet är det upp till klubben att avgöra om den avser att driva ärendet vidare eller ej. Den/de ärenden som är på aktuell avstängningslista där enskild person varit avstängd 10 år eller mer ska granskas vid första möte nästkommande år. (beslut SVERAKs styrelsemöte nr 5/10)

Dispensärenden av Jordbruksverket

Jordbruksverket har beviljat skriftlig dispens:

• Kansliet diarieför ärendet och besvarar frågeställaren direkt att dispens är beviljad enlighet med Jordbruksverkets beslut.
• Styrelsen informeras vid nästkommande möte genom att dnr och ärendets art noteras under punkten ”Konfirmering av AU- och e-postbeslut.”

(beslut SVERAKs styrelsemöte nr 3/13)

Övriga dispensärenden

• Regelledamot får diarieförd dispensansökan via SVERAKs kansli
• Regelledamot avgör vem i styrelsen (eller hela) som ska vara till hjälp för beredning.
• Efter beredning sammanställer regelledamot förslag till beslut och sänder detta till styrelsen (kopia SVERAKs kansli).
• Styrelseledamot har angivet antal dagar att lämna synpunkter på dispensärendet. Uteblivet svar är att betrakta som acceptans på förslag till beslut.
• Slutligt svar sänds till SVERAKs kansli som distribuerar besked till frågeställaren.
• E-postbeslutet konfirmeras vid nästkommande styrelsemöte.

(beslut SVERAKs styrelsemöte nr 3/13)

Årsmötesutskick – att tänka på

Information om ”att tänka på” (hotell, formalia, disciplin mm) distribueras till klubbarna i samband med bokning.

Maskering (överstrykning av namn på personer som ej begärt överklagandet) måste vara tillräckligt i de dokument som sänds ut till årsmötesdeltagare.

Domaravgift – fakturering

Fakturering sker omkring den 1 december varje år – med förfallodatum den 15 januari nästkommande år. Om betalning ej inkommit den 15 januari kommer dubbel avgift att utgå. Om betalning ej inkommit SVERAK den 31 mars kommer SVERAK inte att betala domaravgift till FIFe vilket innebär att domaren ej längre kommer att inkluderas i FIFes domarlista. (beslut SVERAKs styrelsemöte nr 3/12)

Arkivering

• Ägarändringsblankett: Efter inregistrering i Sesam-databasen sparas/förvaras ägarändringsblanketter i tre år, därefter kasseras de.
• Bedömningssedlar, utställningskatalog/resultatlista: FIFes utställningsregler säger att för en tid av minst tre år ska bedömningssedlar, utställningskatalog och liknande sparas. För arrangerade av Stockholms Kattklubb, Västsvenska Kattklubben, Föreningen Sydkatten samt Nerikes Kattklubb och dessutom arrangemang som Svensk Vinnarutställning och Scandinavian Winner sparas i komplett skick – oavsett vilket år utställningen avhölls. För övriga utställningar sparas utställningskatalog och resultatlista tills vidare.
• Domarelever: När domarelev blivit internationell domare sänds elevintyg och övriga handlingar i retur till berörd elev.
• Protokoll: Originalprotokoll förvaras i original på SVERAKs kansli.
• Våra Katter: Våra Katters redaktör tillser att arkivkopior av tidningen bränns på CD och sänds till kansliet.
  Tidningen sänds kontinuerligt för inbindning.
• Anmälningsblanketter SVERAKs ID-register huskatt: Efter inregistrering i Sesam-databasen och SVERAKs webbaserade ID-register sparas/förvaras anmälningsblanketter i tre år, därefter kasseras de.

(beslut SVERAKs styrelsemöte nr 7/03 – delvis reviderat samt beslut vid SVERAKs styrelsemöte nr 7/14)

Om inget annat anges har genomgång och konfirmering av tidigare beslut skett vid styrelsemöte nr 5/11